第一章 总则

第一条 根据《基金会管理条例》（国务院令第400号）和《西安工业大学教育发展基金会章程》，为规范西安工业大学教育发展基金会（以下简称“基金会”）的档案管理，特制定本办法。

第二条 基金会各类收发文件，由基金会秘书处备案登记，随时收发，随时登记。

第三条 年度结束后，所有档案资料应于次年三月底前全部分类归入基金会档案室。

第四条 调阅存管档案资料和正在撰写中的文件，要严格办理手续。秘书长批准后方可调阅。非基金会工作人员调阅时，需持有正式文件或证明材料，经理事长或秘书长签字同意后方可查阅。调阅档案及文件严禁带出档案室。

第五条 各部门应将项目资料汇集、归类和建档存管，杜绝将存管项目资料和正在设计中的项目方案带出基金会。所有工作人员都负有项目资料和设计中项目方案的保密义务。

第六条 各部门在项目计划完成后，应及时将项目档案进行备份，并将项目档案原件交由基金会秘书处归类存放，并按要求年限妥善保管。

第七条 归档的文件材料必须按年度立卷，各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

第八条 公文承办人员应保证经办文件的完整(各种附件一律不准抽存)，并及时交基金会秘书处归档。工作变动或因故离职时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第二章  文件材料的收集管理

第九条 坚持收集、管理文件材料制度。指定专(兼)职人员，负责管理文件材料，并保持相对稳定。

第十条 凡基金会印发的公文正件与附件、请示、批复、转发文件（含原件），一律由基金会秘书处统一收集管理。

第十一条 由基金会各部门共同参与的活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

（一）基金会工作人员外出学习、考察、调查研究、参加会议等公务活动后，应将主要文件资料办理归档手续；

（二）本基金会召开会议，由基金会秘书处指定专人将会议材料、音像档案等办理归档手续。

第三章  归档范围

第十二条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

第十三条 与本基金会有关的决定、条例、规定、批复等文件材料。

第十四条 基金会对外发文及与有关单位来往的文件。

第十五条 基金会的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

第十六条 基金会与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

第十七条 基金会工作人员任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

第十八条 基金会职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

第十九条 基金会的历史沿革、大事记及反映基金会重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第四章  平时归卷

第二十条 建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职档案管理人员集中统一保管。

第二十一条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的《案卷类目》。《案卷类目》的条款必须简明确切，并编上条款号。

第二十二条 本办法经基金会理事会审议通过后试行，本办法的解释权、修改权属基金会理事会秘书处。